TEKNIK ANALISIS JABATAN
by Ridho Hudayana
TERMINOLOGI
Analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut.
Untuk membuat analisis pekerjaan, kita perlu mengetahui beberapa job families dari jabatan yang akan dianalisis. Selain itu, kita juga perlu memahami beberapa istilah agar tidak terjadi kesalahan. Istilah-istilah tersebut adalah :
· Element
Elemen adalah unit praktis terkecil yang ke dalamnya setiap aktivitas pekerjaan dapat dibagi-bagi lagi.
· Task
Tugas adalah sebuah unit teridentifikasi dari aktivitas kerja yang dihasilkan melalui aplikasi perpaduan metode, prosedur, dan tehnik.
· Duty
Kewajiban adalah beberapa tugas yang berlainan yang dilaksanakan oleh seorang individu untuk menyelesaikan aktivitas kerja yang menjadi tanggung jawab individu tersebut.
· Job
Pekerjaan adalah sekelompok posisi yang agak serupa dalam hal elemen, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan yang dicakup oleh deskripsi pekerjaan yang sama. Perbedaan antara sebuah pekerjaan dengan sebuah posisi adalah bahwa sebuah pekerjaan dapat dipegang oleh beberapa orang, sedangkan sebuah posisi tidak.
· Occupation
Jabatan adalah perpaduan pekerjaan-pekerjaan di seluruh organisasi berdasarkan keahlian, upaya, dan tanggung jawab yang dibutuhkan oleh pekerjaan.
· Job family
Keluarga pekerjaan adalah pengelompokan jabatan yang serupa.
· Job description
Deskripsi pekerjaan adalah hal-hal yang menyangkut dengan nama pekerjaan, ringkasan deskripsi pekerjaan, daftar tugas dan tanggung jawab, serta penjelasan hubungan organisasional yang terkait dengan pekerjaan tersebut.
· Job specification
Spesifikasi pekerjaan adalah merupakan standar manusianya, dan menunjukkan kualitas yang diwajibkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. Spesifikasi pekerjaan mengidentifikasi pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman, sertikfikasi, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menunaikan pekerjaan secara efektif.
· Job evaluation
Evaluasi pekerjaan adalah proses sistematik dan berurutan untuk menentukan nilai sebuah pekerjaan dalam kaitannya dengan pekerjaan yang lain. Tujuan proses ini adalah penetapan tingkat penggajian yang benar.
Ada perbedaan antara analisis pekerjaan dengan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan berhubungan dengan penelitian pekerjaan atau aktivitas rutin dari perspektif sistem. Sedangkan, evaluasi pekerjaan berhubungan dengan nilai yang dilaksanakan untuk menyediakan basis bagi kompensasi. Evaluasi pekerjaan dimulai apabila analisis pekerjaan telah diselesaikan.
Analisis pekerjaan diperlukan untuk menilai kinerja dan kebutuhan pelatihan serta menyediakan informasi dasar untuk perekrutan. Analisis pekerjaan dapat menopang struktur dan desain organisasi dengan menguraikan peran (pola perilaku yang diharapkan menurut tujuan organisasi).
TEKNIK ANALISIS JABATAN
· Observasi
Dalam menggunakan observasi, analis mengamati orang-orang yang yang melakukan pekerjaan dan membuat catatan yang menggambarkan pekerjaan. Catatan yang dibuat menyangkut hal-hal seperti apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, berapa lama, lingkungan kerjanya seperti apa, dan perlengkapan apa yang dipakai.
Observasi sangat bermanfaat manakala pekerjaan terdiri dari tugas-tugas yang aktif secara fisik, seperti tugas yang dilakukan oleh seorang tenaga perakit di lini produksi otomotif atau resepsionis yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Selain itu, tehnik observasi pekerjaan akurat untuk pekerjaan yang membutuhkan kerja manual, terstandardisasi, aktivitas bersiklus pendek, dan pelaksanaan pekerjaan cocok dengan pekerjaan yang akan dipelajari oleh analis.
· Wawancara
Tehnik wawancara mengharuskan orang yang melakukan analisis pekerjaan bertemu dan mewawancarai karyawan biasanya wawancara diadakan di tempat kerja. Terdapat tiga jenis wawancara yang diselengggarakan untuk menghimpun data analisis pekerjaan yaitu wawancara individu dengan setiap karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang mempunyai pekerjaan yang sama, dan wawancara penyelia dengan satu atau beberapa penyelia yang mempunyai pengetahuan luas tentang pekerjaan yang sedang dianalis.
Wawancara mempunyai kelebihan karena waktu analis jauh lebih ekonomis dibandingkan melalui observasi, teristimewa dalam pekerjaan yang siklus waktunya relative panjang. Wawancara juga lebih akurat dan bermanfaat dalam menganlisis pekerjaan yang memiliki unsur yang signifikan. Wawancara merupakan cara yang paling lazim digunakan untuk pembuatan tugas, kewajiban, dan perilaku yang perlu untuk aktifitas yang terstandarisasi maupun aktifitas yang tidak terstandarisasi, dan juga untuk pekerjaan fisik maupun pekerjaan modal.
· Kuesioner
Cara yang menyenangkan untuk memperoleh analisis pekerjaan adalah dengan meminta para karyawan atau penyelia mereka untuk menggambarkan atau mendiskripsikan sebuah pekerjaan dengan cara menjawab kuesioner. Sebuah kuesiner dapat disesuaikan secara khusus terhadap aktifitas organisasi, atau dapat berubah kuesioner terbitan (published questionnaire) yang berisi daftar aktifitas.
Ada empat macam kuesioner :
- Kuesioner Disesuaikan
Salah satu daya tarik kuesioner standar adalah kemudahan untuk memutkhirkan informasi pekerjaan dengan menggunakan instrument yang berkelanjutan. Daya tarik lainnya adalah hasilnya yang bersifat kuntitatif. Dengan metode kuesioner disesuaikan, sebuah kuesioner berisi daftar aktifitas yang dirancang sesuai dengan jenis aktifitas yang dilaksanakan di dalam sebuah organisasi dan membantu aplikasi tertentu yang diinginkan.
Kusioner disesuaikan memiliki beberapa tujuan, termasuk evaluasi pekerjaan, analisis kebutuhan pelatihan, klasifikasi pekerjaan, desain jalur karir, penentuan persyaratan seleksi, serta desain pekerjaan dan organisasi.
- Format Informasi Analisis Pekerjaan
Dapat memberiak inforamsi inti untuk penggunaan dengan setiap teknik analisis pekerjaan. Kuesioner ini memungkinkan analis pekerjaan menghimpun informasi yang memberikan gambaran lengkap pekerjaan, tugas dan persyaratannya.
- Kuesioner Lengkap
Teknik kuesioner lengkap hendaknya mencakup daftar aktifitas dan pertanyaan naratif. Kategori hal-hal yang dicakup adalah :
ü Karakteristik pekerjaan factual
ü Keluaran
ü Aktivitas
ü Sikap
ü Kompetensi
· Catatan harian kerja karyawan
Para karyawan secara berkala meringkas dan aktifitas mereka di dalam catatan kerja harian (logs). Catatan harian kerja harian karyawan akan sangat membantu pemegangn jabatan menganlisis kemana waktu meraka sesungguhnya dicurahkan dan aktifitas apa yang sebenarnya mereka lakukan setiap hari. Analis haruslah melihat catatan kerja harian tersebut dan mentabulasikan jenis aktifitas dan waktu yang terserap untuk waktu aktifitas.
Penggunaan catatan kerja harian tidak begitu populer. Teknik ini menyita banyak waktu pemegang jabatan maupun analis. Hal ini menyebabkan teknik catatan kerja harian menjadi mahal. Akurasi catatan kerja harian sekiranya pemasukan data menjadi tidak rutin. Teknik catatan kerja harian karyawan paling berfaidah untuk menganalisis struktur pekerjaan, struktur organisasi, persyaratan penyusunan staf, dan kebutuhan pelatihan .
Analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut.
Untuk membuat analisis pekerjaan, kita perlu mengetahui beberapa job families dari jabatan yang akan dianalisis. Selain itu, kita juga perlu memahami beberapa istilah agar tidak terjadi kesalahan. Istilah-istilah tersebut adalah :
· Element
Elemen adalah unit praktis terkecil yang ke dalamnya setiap aktivitas pekerjaan dapat dibagi-bagi lagi.
· Task
Tugas adalah sebuah unit teridentifikasi dari aktivitas kerja yang dihasilkan melalui aplikasi perpaduan metode, prosedur, dan tehnik.
· Duty
Kewajiban adalah beberapa tugas yang berlainan yang dilaksanakan oleh seorang individu untuk menyelesaikan aktivitas kerja yang menjadi tanggung jawab individu tersebut.
· Job
Pekerjaan adalah sekelompok posisi yang agak serupa dalam hal elemen, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan yang dicakup oleh deskripsi pekerjaan yang sama. Perbedaan antara sebuah pekerjaan dengan sebuah posisi adalah bahwa sebuah pekerjaan dapat dipegang oleh beberapa orang, sedangkan sebuah posisi tidak.
· Occupation
Jabatan adalah perpaduan pekerjaan-pekerjaan di seluruh organisasi berdasarkan keahlian, upaya, dan tanggung jawab yang dibutuhkan oleh pekerjaan.
· Job family
Keluarga pekerjaan adalah pengelompokan jabatan yang serupa.
· Job description
Deskripsi pekerjaan adalah hal-hal yang menyangkut dengan nama pekerjaan, ringkasan deskripsi pekerjaan, daftar tugas dan tanggung jawab, serta penjelasan hubungan organisasional yang terkait dengan pekerjaan tersebut.
· Job specification
Spesifikasi pekerjaan adalah merupakan standar manusianya, dan menunjukkan kualitas yang diwajibkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. Spesifikasi pekerjaan mengidentifikasi pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman, sertikfikasi, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menunaikan pekerjaan secara efektif.
· Job evaluation
Evaluasi pekerjaan adalah proses sistematik dan berurutan untuk menentukan nilai sebuah pekerjaan dalam kaitannya dengan pekerjaan yang lain. Tujuan proses ini adalah penetapan tingkat penggajian yang benar.
Ada perbedaan antara analisis pekerjaan dengan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan berhubungan dengan penelitian pekerjaan atau aktivitas rutin dari perspektif sistem. Sedangkan, evaluasi pekerjaan berhubungan dengan nilai yang dilaksanakan untuk menyediakan basis bagi kompensasi. Evaluasi pekerjaan dimulai apabila analisis pekerjaan telah diselesaikan.
Analisis pekerjaan diperlukan untuk menilai kinerja dan kebutuhan pelatihan serta menyediakan informasi dasar untuk perekrutan. Analisis pekerjaan dapat menopang struktur dan desain organisasi dengan menguraikan peran (pola perilaku yang diharapkan menurut tujuan organisasi).
TEKNIK ANALISIS JABATAN
· Observasi
Dalam menggunakan observasi, analis mengamati orang-orang yang yang melakukan pekerjaan dan membuat catatan yang menggambarkan pekerjaan. Catatan yang dibuat menyangkut hal-hal seperti apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, berapa lama, lingkungan kerjanya seperti apa, dan perlengkapan apa yang dipakai.
Observasi sangat bermanfaat manakala pekerjaan terdiri dari tugas-tugas yang aktif secara fisik, seperti tugas yang dilakukan oleh seorang tenaga perakit di lini produksi otomotif atau resepsionis yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Selain itu, tehnik observasi pekerjaan akurat untuk pekerjaan yang membutuhkan kerja manual, terstandardisasi, aktivitas bersiklus pendek, dan pelaksanaan pekerjaan cocok dengan pekerjaan yang akan dipelajari oleh analis.
· Wawancara
Tehnik wawancara mengharuskan orang yang melakukan analisis pekerjaan bertemu dan mewawancarai karyawan biasanya wawancara diadakan di tempat kerja. Terdapat tiga jenis wawancara yang diselengggarakan untuk menghimpun data analisis pekerjaan yaitu wawancara individu dengan setiap karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang mempunyai pekerjaan yang sama, dan wawancara penyelia dengan satu atau beberapa penyelia yang mempunyai pengetahuan luas tentang pekerjaan yang sedang dianalis.
Wawancara mempunyai kelebihan karena waktu analis jauh lebih ekonomis dibandingkan melalui observasi, teristimewa dalam pekerjaan yang siklus waktunya relative panjang. Wawancara juga lebih akurat dan bermanfaat dalam menganlisis pekerjaan yang memiliki unsur yang signifikan. Wawancara merupakan cara yang paling lazim digunakan untuk pembuatan tugas, kewajiban, dan perilaku yang perlu untuk aktifitas yang terstandarisasi maupun aktifitas yang tidak terstandarisasi, dan juga untuk pekerjaan fisik maupun pekerjaan modal.
· Kuesioner
Cara yang menyenangkan untuk memperoleh analisis pekerjaan adalah dengan meminta para karyawan atau penyelia mereka untuk menggambarkan atau mendiskripsikan sebuah pekerjaan dengan cara menjawab kuesioner. Sebuah kuesiner dapat disesuaikan secara khusus terhadap aktifitas organisasi, atau dapat berubah kuesioner terbitan (published questionnaire) yang berisi daftar aktifitas.
Ada empat macam kuesioner :
- Kuesioner Disesuaikan
Salah satu daya tarik kuesioner standar adalah kemudahan untuk memutkhirkan informasi pekerjaan dengan menggunakan instrument yang berkelanjutan. Daya tarik lainnya adalah hasilnya yang bersifat kuntitatif. Dengan metode kuesioner disesuaikan, sebuah kuesioner berisi daftar aktifitas yang dirancang sesuai dengan jenis aktifitas yang dilaksanakan di dalam sebuah organisasi dan membantu aplikasi tertentu yang diinginkan.
Kusioner disesuaikan memiliki beberapa tujuan, termasuk evaluasi pekerjaan, analisis kebutuhan pelatihan, klasifikasi pekerjaan, desain jalur karir, penentuan persyaratan seleksi, serta desain pekerjaan dan organisasi.
- Format Informasi Analisis Pekerjaan
Dapat memberiak inforamsi inti untuk penggunaan dengan setiap teknik analisis pekerjaan. Kuesioner ini memungkinkan analis pekerjaan menghimpun informasi yang memberikan gambaran lengkap pekerjaan, tugas dan persyaratannya.
- Kuesioner Lengkap
Teknik kuesioner lengkap hendaknya mencakup daftar aktifitas dan pertanyaan naratif. Kategori hal-hal yang dicakup adalah :
ü Karakteristik pekerjaan factual
ü Keluaran
ü Aktivitas
ü Sikap
ü Kompetensi
· Catatan harian kerja karyawan
Para karyawan secara berkala meringkas dan aktifitas mereka di dalam catatan kerja harian (logs). Catatan harian kerja harian karyawan akan sangat membantu pemegangn jabatan menganlisis kemana waktu meraka sesungguhnya dicurahkan dan aktifitas apa yang sebenarnya mereka lakukan setiap hari. Analis haruslah melihat catatan kerja harian tersebut dan mentabulasikan jenis aktifitas dan waktu yang terserap untuk waktu aktifitas.
Penggunaan catatan kerja harian tidak begitu populer. Teknik ini menyita banyak waktu pemegang jabatan maupun analis. Hal ini menyebabkan teknik catatan kerja harian menjadi mahal. Akurasi catatan kerja harian sekiranya pemasukan data menjadi tidak rutin. Teknik catatan kerja harian karyawan paling berfaidah untuk menganalisis struktur pekerjaan, struktur organisasi, persyaratan penyusunan staf, dan kebutuhan pelatihan .
data
BalasHapus