ANALISA JABATAN

ANALISA JABATAN
(Terminologi, Tehnik, Kriteria dan Proses, Who Conduct Anajab)

Dosen Pembimbing :
Endah Kurniawati P,. M.Psi


Oleh :
Mawar Tianti                    (05410013)
Endraswari Kusuma Ardhani        (05410034)
Suranti Wuri Handayani            (05410080)

FAKULTAS PSIKOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MALANG   
April 2008

BAB I
PENDAHULUAN

Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumberdaya manusia sangat erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right Place and the Right Time". Jadi manajemen sumberdaya manusia pada saat yang tepat harus bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan minat dan kemampuannya.
Untuk bisa menerapkan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur "PLACE-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (MAN) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai JABATAN.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah JABATAN ini, Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:
􀂙 TUGAS
Ialah sekumpulan dart beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.
􀂙 KEDUDUKAN (POSISI)
Ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.
􀂙 PEKERJAAN
Ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekeIjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.
􀂙 JABATAN (JOB)
Ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
Setelah jelas apa yang dimaksud dengan JABATAN, belum berarti bahwa permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan yang ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah (NAMA JABATAN) dan juga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu sendiri.
Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda.
Untuk mengatasi hal ini, bisa dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan yang akan diuraikan pada makalah ini.


BAB II
KAJIAN TEORI

A. TERMINOLOGI ANALISA JABATAN
    Analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut.
    Untuk membuat analisis pekerjaan, kita perlu mengetahui beberapa job families dari jabatan yang akan dianalisis. Selain itu, kita juga perlu memahami beberapa istilah agar tidak terjadi kesalahan. Istilah-istilah tersebut adalah :
·    Element
Elemen adalah unit praktis terkecil yang ke dalamnya setiap aktivitas pekerjaan dapat dibagi-bagi lagi.
·    Task
Tugas adalah sebuah unit teridentifikasi dari aktivitas kerja yang dihasilkan melalui aplikasi perpaduan metode, prosedur, dan tehnik.
·    Duty
Kewajiban adalah beberapa tugas yang berlainan yang dilaksanakan oleh seorang individu untuk menyelesaikan aktivitas kerja yang menjadi tanggung jawab individu tersebut.
·    Job
Pekerjaan adalah sekelompok posisi yang agak serupa dalam hal elemen, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan yang dicakup oleh deskripsi pekerjaan yang sama. Perbedaan antara sebuah pekerjaan dengan sebuah posisi adalah bahwa sebuah pekerjaan dapat dipegang oleh beberapa orang, sedangkan sebuah posisi tidak.
·    Occupation
Jabatan adalah perpaduan pekerjaan-pekerjaan di seluruh organisasi berdasarkan keahlian, upaya, dan tanggung jawab yang dibutuhkan oleh pekerjaan.
·    Job family
Keluarga pekerjaan adalah pengelompokan jabatan yang serupa.
·    Job description
Deskripsi pekerjaan adalah hal-hal yang menyangkut dengan nama pekerjaan, ringkasan deskripsi pekerjaan, daftar tugas dan tanggung jawab, serta penjelasan hubungan organisasional yang terkait dengan pekerjaan tersebut.
·    Job specification
Spesifikasi pekerjaan adalah merupakan standar manusianya, dan menunjukkan kualitas yang diwajibkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. Spesifikasi pekerjaan mengidentifikasi pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman, sertikfikasi, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menunaikan pekerjaan secara efektif.
·    Job evaluation
Evaluasi pekerjaan adalah proses sistematik dan berurutan untuk menentukan nilai sebuah pekerjaan dalam kaitannya dengan pekerjaan yang lain. Tujuan proses ini adalah penetapan tingkat penggajian yang benar.
    Ada perbedaan antara analisis pekerjaan dengan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan berhubungan dengan penelitian pekerjaan atau aktivitas rutin dari perspektif sistem. Sedangkan, evaluasi pekerjaan berhubungan dengan  nilai yang dilaksanakan untuk menyediakan basis bagi kompensasi. Evaluasi pekerjaan dimulai apabila analisis pekerjaan telah diselesaikan.
Analisis pekerjaan diperlukan untuk menilai kinerja dan kebutuhan pelatihan  serta menyediakan informasi  dasar untuk perekrutan. Analisis pekerjaan dapat menopang struktur dan desain organisasi dengan menguraikan peran (pola perilaku yang diharapkan menurut tujuan organisasi).

B. TEKNIK ANALISA JABATAN
Pengumpulan data analisa  jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
·    Observasi
Dalam menggunakan observasi, analis mengamati orang-orang yang yang melakukan pekerjaan dan membuat catatan yang menggambarkan pekerjaan. Catatan yang dibuat menyangkut hal-hal seperti apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, berapa lama, lingkungan kerjanya seperti apa, dan perlengkapan apa yang dipakai.
    Observasi sangat bermanfaat manakala pekerjaan terdiri dari tugas-tugas yang aktif secara fisik, seperti tugas yang dilakukan oleh seorang tenaga perakit di lini produksi otomotif atau resepsionis yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Selain itu, tehnik observasi pekerjaan akurat untuk pekerjaan yang membutuhkan kerja manual, terstandardisasi, aktivitas bersiklus pendek, dan pelaksanaan pekerjaan cocok dengan pekerjaan yang akan dipelajari oleh analis.
·    Wawancara
Tehnik wawancara mengharuskan orang yang melakukan analisis pekerjaan bertemu dan mewawancarai karyawan biasanya wawancara diadakan di tempat kerja. Terdapat tiga jenis wawancara yang diselengggarakan untuk menghimpun data analisis pekerjaan yaitu wawancara individu dengan setiap karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang mempunyai pekerjaan yang sama, dan wawancara penyelia dengan satu atau beberapa penyelia yang mempunyai pengetahuan luas tentang pekerjaan yang sedang dianalis.  
    Wawancara mempunyai kelebihan karena waktu analis jauh lebih ekonomis dibandingkan melalui observasi, teristimewa dalam pekerjaan yang siklus waktunya relative panjang. Wawancara juga lebih akurat dan bermanfaat dalam menganlisis pekerjaan yang memiliki unsur yang signifikan. Wawancara merupakan cara yang paling lazim digunakan untuk pembuatan tugas, kewajiban, dan perilaku  yang perlu untuk aktifitas yang terstandarisasi maupun aktifitas yang tidak terstandarisasi, dan juga untuk pekerjaan fisik maupun pekerjaan modal.
·    Kuesioner
Cara yang menyenangkan untuk memperoleh analisis pekerjaan adalah dengan meminta para karyawan atau penyelia mereka untuk menggambarkan atau mendiskripsikan sebuah pekerjaan dengan cara menjawab kuesioner. Sebuah kuesiner dapat disesuaikan secara khusus terhadap aktifitas organisasi, atau dapat berubah kuesioner terbitan (published questionnaire) yang berisi daftar aktifitas.
Ada empat macam kuesioner :
-    Kuesioner Disesuaikan
 Salah satu daya tarik kuesioner standar adalah kemudahan untuk memutkhirkan informasi pekerjaan dengan menggunakan instrument yang berkelanjutan. Daya tarik lainnya adalah hasilnya yang bersifat kuntitatif. Dengan metode kuesioner disesuaikan, sebuah kuesioner berisi daftar aktifitas yang dirancang sesuai dengan jenis aktifitas yang dilaksanakan di dalam sebuah organisasi dan membantu aplikasi tertentu yang diinginkan.
Kusioner disesuaikan memiliki beberapa tujuan, termasuk evaluasi pekerjaan, analisis  kebutuhan pelatihan, klasifikasi pekerjaan, desain jalur karir, penentuan persyaratan seleksi, serta desain pekerjaan dan organisasi.
-    Format Informasi Analisis Pekerjaan
Dapat memberiak inforamsi inti untuk penggunaan dengan setiap teknik analisis pekerjaan. Kuesioner ini memungkinkan analis pekerjaan menghimpun informasi yang memberikan gambaran  lengkap pekerjaan, tugas dan persyaratannya.
-    Kuesioner Lengkap
Teknik kuesioner lengkap hendaknya mencakup daftar aktifitas dan pertanyaan naratif. Kategori hal-hal yang dicakup adalah :
ü    Karakteristik pekerjaan factual
ü    Keluaran
ü    Aktivitas
ü    Sikap
ü    Kompetensi
·    Catatan harian kerja karyawan
Para karyawan secara berkala meringkas dan aktifitas mereka di dalam catatan kerja harian (logs). Catatan harian kerja harian karyawan akan sangat membantu pemegangn jabatan menganlisis kemana waktu meraka sesungguhnya dicurahkan dan aktifitas apa yang sebenarnya mereka lakukan setiap hari. Analis haruslah  melihat catatan kerja harian tersebut dan mentabulasikan  jenis aktifitas dan waktu yang terserap untuk waktu aktifitas.
Penggunaan catatan kerja harian tidak begitu populer. Teknik ini menyita banyak waktu pemegang jabatan maupun analis. Hal ini menyebabkan teknik catatan kerja harian menjadi mahal. Akurasi catatan kerja harian sekiranya pemasukan data menjadi tidak rutin. Teknik catatan kerja harian karyawan paling berfaidah untuk menganalisis struktur pekerjaan, struktur organisasi, persyaratan penyusunan staf, dan kebutuhan pelatihan .

C. KRITERIA
     Kriteria Analisis Jabatan Yang Efektif Dan Tidak Efektif
I.    Kriteria Analisis jabatan yang Efektif
Untuk mengembangkan analisis jabatan haruslah mempertimbangkan standart dan peraturan yang digunakan organisasi. Deskripsi pekerjaan, kewenangan  dan tanggung jawab pada masing-masing posisi haruslah jelas.
Berikut adalah karakteristik suatu analisis jabatan yang efektif :
§    Analisis jabatan harus sering ditunjau kembali dan apabila perlu diperbaiki
§    Analisis jabatan harus memberikan semua fakta yang penting, yang ada hubungannya dengan jabatan yang bersangkutan
§    Analisis jabatan dapat menunjukkan jenis dan spesifikasi
II.    Kriteria Analisis jabatan yang  tidak Efektif
Karakteristik analisis jabatan yang tidak efektif, meliputi:
§    Subyektif analisis
§    Analisis yang tidak berpengalaman
§    Kesalahan memilih metode
§    Penggunaan bahasa yang tidak jelas dan luas
§    Analisis jabatan tidak menunjukkan jenis dan spesifikasi pekerjaan, bagaimana dan untuk apa pekerjaan tersebut berbeda satu dengan lainnya.
§    Analisis jabatan yang tidak akurat, lengkap dan kadaluarsa.

D. PROSEDUR
Dalam analisa jabatan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu :
§    Penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku, kewajiban-kewajiban, yang akan dilaksanakan dalam pekerjaan;
§    Penetapan pengetahuan, kemampuan-kemampuan, kecakapan-kecakapan, dan beberapa karakteristik lainnya (factor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan, atau karakteristik dan mental yang diperlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk melakukan tugas.
Menurut Rais, ada beberapa tahap dalam proses penyelenggaraan analisa jabatan, yaitu :
1.    Tahapan Persiapan, yaitu :
§    Merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisa jabatan yang yang diperlukan berdasarkan informasi yang tersedia.
§    Penentuan program yang memerlukan  analisis jabatan, baik untuk penataan di bidang kelembagaan, bidang ketataleksanaan, bidang kepegawaian atau ketiga-tiganya.
§    Dari program yang ditetapkan, disusun informasi yang dibutuhkan.
§    Memperoleh gambaran tentang fungsi organisasi, arus proses dan struktur unit-unit organisasi yang akan dianalisis jabatannya.
§    Mengusahakan pengertian dan kesedian kerjasama dari semua pihak yang terlibat dalam operasi analisa jabatan.
§    Penyusunan bentuk-bentuk (formulir) analisis jabatan dan petunjuk cara pengisiannya.
§    Penyusunan rencana penyelenggaraan analisa jabatan termasuk jadwal kerja.
§    Penyapan tenaga analisi jabatan.
2.    Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk mengumpulkan informasi jabatan , yaitu :
§    Wawancara individu (interviewing individuals)
§    Wawancara kelompok/tim (group interviewing)
§    Technical conference
§    Observasi (pengamatan)
§    Kuisioner (job Quesionare)
§    Buku catatan-catatan harian (daily diary)
§    Metode yang didasarkan pada perlengkapan kerja (Equipment-based methods)
§    Meninjau ulang arsip-arsip (reviewing records)
§    Meninjau kembali panduan yang digunakan (reviewing literature)
§    Mempelajari desain spesifikasi (studying equipment design specifications)
§    Melakukan pekerjaan (doing the work)
3.    Kombinasi
Pada umumnya analisa jabatan tidak hanya menggunakan pada satu metode saja, tetapi dengan menggunakan kombinasi berbagai teknik yang tersedia. Penggunaan atau pemilihan teknik yang tersedia tergantung dari tipe pekerjaan yang dianalisa.
    Penggunaan gabungan beberapa teknik ini dimaksudkan untuk meningkatkan mutu informasi yang terkumpul, sekaligus mengurangi beban pembiayaan.
4.    Pengolahan data
Pada tahap pengolahan data, dari data yang terkumpul baik melalui wawancara, observasi maupun formulir isian dilanjutkan dengan pengolahan data dan menyusundraft awal tentang deskripsi jabatan. Dalam pengolahan data tersebut, sebagai acuan adalah susunan organisasi dan uraian tugas organisasi serta dilengkapi dengan informasi hasil konsultasi dengan tenaga ahli ataupun dengan studi kepustakaan.
5.    Diskusi Hasil Pengolahan Data
Dari hasil penyusunan konsep deskripsi atau uaraian jabatan. Kemudian dikonsultasikan pada penyelia pada masing-masang bagian atau instansi responden. Selanjutnya, berdasarkan hasil konsultasi dengan penyelia, penganalisis melakukan vertifikasi, lalu disusun uraian jabatan yang telah disempurnakan.
Dari tahap-tahap kegiatan diatas, maka hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan diserahkan pada instansi yang selanjutnya dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan.
   
    Menurut Jewell & Siegall, analisis jabatan dilakukan melalui beberapa tahap kegiatan, yaitu :
1.    Mempersiapkan analisis jabatan
Sebelum analisis jabatan dilakukan tiga keputusan penting yang harus dibuat yaitu:
§    Siapa yang melakukan analisis jabatan
§    Informasi yang harus dikumpulkan
§    Sumber informasi apa yang digunakan
2.    Mengumpulkan informasi analisis jabatan, dengan menggunakan berbagai macam metode.
Sumber-sumber data analisis jabatan jabatan dapat diperoleh dari analis pekerjaan, penyelia, manajer, pelaksana, para ahli spesialis pelatihan organisasi lain, dokumen tertulis, dan analisa pekerjaan sebelumnya.
3.    Menyusun deskripsi kerja
Suatu deskripsi kerja yang lengkap mempunyai dua seksi. Satu terdiri atas identifikasi informasi dan yang lain suatu ikhtisar tugas-tugas dan tanggung jawab pekerjaan.
4.    Menyusun spesifikasi pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan yang disusun berkisar pada kualitas yang dicari oleh perusahaan dalam diri karyawannya. Disini menyangkut pendidikan, pengetahuan, ketrampilan, serta pelatihan yang dibutuhkan dalam suatu pekerjaan.

E. WHO CONDUCT ANAJAB
      Salah satu bagian dari perencanaan analisis pekerjaan adalah pemilihan orang-orang yang akan menyelenggarakan analisis pekerjaan secara cermat. Jika kebutuhan informasi analisis jabatan hanya bersifat okasional, organisasi dapat mengangkat seorang analis jabatan temporer dari luar perusahaan untuk menyelenggarakan analisa jabatan. Analis jabatan adalah orang luar yang independen dan terlatih untuk melihat job dan dan membantu pemangku jabatan dan atasan memberikan draft dan menuntun perubahan-perubahan yang dilakukan semua pihak terkait sampai hasil akhir. Organisasi lain mempunyai pakar analis jabatan yang dikaryakan secara purnawaktu. Organisasi lainnya lagi memakai para penyelia, pemegang jabatan, atau gabungan keduannya untuk menghimpun informasi analisis pekerjaan. 
    Setiap pilihan dari siapa yang menyelenggarakan analisa jabatan tadi mempunyai kekuatan dan kelemahanya masing-masing. Misalnya analisa jabatan dilakukan sendiri oleh para pemangku jabatan dimana pemangku jabatan merupakan sumber yang baik tentang pekerjaan apa yang sesungguhnya sedang dilakukan daripada yang seharusnya dilakukan. Selain itu, dengan melibatkan para pemangku jabatan dalam proses analisa jabatan dapat meningkatkan penerimaan mereka atas setiap perubahan kerja yang berasal dari analisa jabatan. Di lain pihak, analisis pekerjaan harus mendeskripsikan aktivitas pekerjaan dari setiap pekerjaan / jabatan yang bebas dari setiap atribut pribadi pemegang jabatan. Karena pemangku jabatan cenderung melebih-lebihkan deskripsi tanggung jawab dan arti penting pekerjaan mereka, obyektivitas ini mungkin sulit dicapai manakala pemangku jabatan yang melakukan analisis jabatan.
    Jadi, pilihan mengenai siapa yang menyelenggarakan analisa jabatan akan tergantung pada banyak factor, termasuk lokasi dan kompleksitas jabatan yang di analisis, seberapa jauh kesedian pemangku jabatan menjadi analisis eksternal, dan tujuan akhir yang diinginkan dari hasil analisa jabatan. 
    Siapapun yang menghimpun informasi, individu bersangkutan haruslah sungguh-sungguh memahami orang-orang, pekerjaan, dan keseluruhan system organisasional. Para penyelenggara analisa jabatan harus mempunyai pengetahuan mendalam perihal bagaimana pekerjaan itu diharapkan akan mengalir di dalam organisasi. Selain itu siapapun yang melakukan analisa jabatan yang harus diingat bahwa prinsip dasar analisa jabatan adalah sebagai berikut :
1.    Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan.
2.    Menganalisa job-nya bukan orang yang memangku jabatan.
3.    Fakta bukan judgement.


BAB III
KESIMPULAN
Analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut.
Pengumpulan data dalam analisa jabatan dapat dilakukan melalui beberapa cara, yaitu :Observasi, Wawancara, Kuesioner, dan Catatan Harian Kerja Karyawan.
Proses penyelenggaraan  dalam analisa jabatan ada beberapa tahap-tahap, yaitu :Tahapan Persiapan, Pengumpulan Data, Kombinasi, Pengolahan data, dan Diskusi Hasil Pengolahan Data
Karakteristik suatu analisis jabatan yang efektif adalah sbb :
§    Analisis jabatan harus sering ditunjau kembali dan apabila perlu diperbaiki
§    Analisis jabatan harus memberikan semua fakta yang penting, yang ada hubungannya dengan jabatan yang bersangkutan
§    Analisis jabatan dapat menunjukkan jenis dan spesifikasi
Karakteristik analisis jabatan yang tidak efektif, meliputi:
§    Subyektif analisis
§    Analisis yang tidak berpengalaman
§    Kesalahan memilih metode
§    Penggunaan bahasa yang tidak jelas dan luas
§    Analisis jabatan tidak menunjukkan jenis dan spesifikasi pekerjaan, bagaimana dan untuk apa pekerjaan tersebut berbeda satu dengan lainnya.
§    Analisis jabatan yang tidak akurat, lengkap dan kadaluarsa.
Analisa jabatan bisa dilakukan oleh analis jabatan temporer dari luar perusahaan, para penyelia, pemegang jabatan, atau gabungan keduannya untuk menghimpun informasi analisis pekerjaan. 
 Siapapun itu, para penyelenggara analisa jabatan harus mempunyai pengetahuan mendalam perihal bagaimana pekerjaan itu diharapkan akan mengalir di dalam organisasi. Selain itu siapapun yang melakukan analisa jabatan yang harus diingat bahwa prinsip dasar analasa jabatan adalah sebagai berikut :
1.    Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan.
2.    Menganalisa job-nya bukan orang yang memangku jabatan.
3.    Fakta bukan judgement.