Pengaruh Sosialisasi Job-Dis dan Job-Spec Terhadap Motivasi Kerja

Oleh:

Urfi Nora Dinaya, Ridho Hudayana 

Achmad Ibnu Tamim, 

Zakiyah Miskiyah, Is Maysaroh 

Bambang Haryanto 

PENDAHULUAN

Secara histories, pengaturan dan peraturan sudah menjadi bagian hidup yang sangat penting dalam kehidupan manusia. Dan wujud dari pengaturan itu sendiri adalah dengan terbentuknya tatanan organisasi (walaupun pada masa dahulu belum disebut demikian) yang secara fungsional melahirkan peraturan-peraturan sebagai pedoman kinerja para anggotanya.

Pengaturan-pengaturan tersebut bukan hanya berkisar pada ketetapan hokum nilai (perintah dan larangan), tetapi juga menyangkut tata laksana hak dan kewajiban yang secara sistematis mempunyai hubungan yang sangat penting bagi kelangsungan organisasi itu sendiri. Yang dalam tatanan organisasi sering disebut sebagai Job-Description dan Job-Specifycation.

Fenomena yang sering muncul pada masa sekarang ini adalah kurangnya optimalisasi kinerja organisasi (terutama organisasi Non-Profet) hanya karena kurangnya sosialisasi kedua hal tersebut, yang berakibat pada tidak tercapainya target yang sudah ditentukan. Hal ini dianggap cukup signifikan mengingat pengetahuan akan hakekat dan tujuan suatu oraganisasi juga berpengaruh pada kualitas kerja organisasi itu sendiri. Jika para aparatur organisasi tidak mengetahui atau tidak jelas terhadap tugas-tugasnya, maka dapat dipastikan bahwa hasrat para anggota organisasi akan terganggu, dan secara fungsional hasil yang dicapaipun tidak akan terlaksana denga baik.

  

Komunikasi

Komunikasi adalah proses dari situasi secara keseluruhan yang terstruktur ke situasi yang lain, dalam desain yang disukai (waktu). Atau juga dapat didefinisikan sebagai tindakan atau proses perpindahan informasi, gagasan, emosi, keahlian dan setrusnya, dengan menggunakan symbol-simbol, kata-kata, gambar, bentuk , grafik dan lain-lainnya (Dance, 1970, hal. 204, 208).

Atau secara fungsional, komunikasi didefinisikan sebagai proses dimana salah satu orang berposisi sebagai komunikator yang berfungsi menyampaikan beberapa stimulan yang berisi informasi  kepada orang lain.

Berdasarkan bentuknya, dapat dikatakan bahwa komunikasi sendiri adalah bagian dari sosialisasi. Karena komunikasi sendiri berperan sebagai alat penyampaian informasi (sosialisasi)

Berdasarkan definisi di atas, informasi adalah salah satu unsur yang berposisi sebagai objek dari proses komunikasi yang dilakukan. Dilihat dari segi bentuk, informasi memuat beberapa aspek, yaitu:

1. Berisi pesan
2. Berisi pendapat atau pandangan
3. Berisi ide
4. Berisi data dan berita (fakta)

Dalam prosesnya, komunikasi terjadi antara dua orang atau lebih yang di dalamnya terdapat kombinasi peran dari beberapa unsur dari komunikasi;

1. Komunikator                           d. Informasi
2. Komunikan                             e. Media
3. Interaksi                                  f. Waktu

Dan sebagai akibat dari proses aktifitas tersebut, maka secara simultan akan dihasilkan beberapa konsekuensi:

1. Persepsi (sekumpulan informasi untuk menginterpretasi)
2. Sensasi (gambaran ideal yang menarik)
3. Proses berpikir (aktifitas kerja kognisi)
4. Memori (penyimpanan informasi hasil komunikasi)

Job Description dan Job Specification

Pengertian

Job Description adalah gambaran mengenai hakekat suatu pekerjaan, yang mencakup beberapa aspek, antara lain:

-          Filosofi; menyangkut kebutuhan dan kepentingan

-          Form (bentuk pekerjaan); profet/non-profet

-          Keterikatan (interaksi) kerja, yang secara sistemik memuat tentang:

a.       Kewenangan

b.      Tanggung jawab

c.       Pola hubungan/garis kebijakan

Job Specification adalah rincian mengenai aspek logistik kerja suatu organisasi, yang mencakup beberapa aspek, antara lain:

-          Rincian Kerja; a. Biaya: produksi dan gaji

                                    b. Waktu; kerja dan program jangka panjang

                                    c. Tenaga; posisi dan jumlah person

-          Style Person; a. Bakat

                            b. Minat

                            c. Keterampilan

                            d. Keahlian

-          Standart Pencapaian (target):

1. Normatif: - Minimal

                       - Normal

                       - Maksimal

2. Waktu: - Pendek

                   - Sedang

                   - Panjang

Motivasi Kerja

1. Pengertian

Menurut Strees dan Parters (1984), motivasi kerja adalah suatu usaha atau aktifitas yang dapat menimbulkan, menghasilkan danmemelihara perilaku tertentu individu sesuai lingkungankerjanya.

Motivasi kerja adalah Sesuatu yang menimbulkan semangat atau dorongan kerja. (Wexley dan Yukl (as' ad,1999,45)). Fillmore H.Stanford (Mangkunegara,1993:46) menyebutkan motivasi sebagai suatu kondisi yang menggerakkan manusia ke arah suatu tujuan tertentu. Tingkah laku manusia ditimbulkan atau dinilai dengan adanya suatu motivasi. Motivasi merupakan suatu proses psikologis Namun demikian ini bukan berarti motivasi adalah satu-satunya unsur yang bisa menjelaskan adanya perilaku manusia. Motivasi terkadang disebut dengan motif (motive), kebutuhan (need), keinginan (want), dan dorongan (drive).

Motivasi juga merupakan daya pendorong yang mengakibatkan seseorang mau dan rela menggerakkan kemampuannya dalam bentuk keahlian atau keterampilan, tenaga atau waktunya untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya dan menunaikan kewajibannya dalam rangka mencapai tujuan dan sebagai sarana organisasi yang telah ditentukan sebelumnya (Sondang, 1989: 89).

Menurut Robert A. Baron, motivasi dapat juga dikatakan sebagai energi untuk membangkitkan dorongan dalam diri (drive arousal). Jika suatu kebutuhan tidak dapat terpuaskan maka timbul drive dan aktivitas individu untuk merespon perangsangnya (insentif) dalam tujuan yang diinginkan mencapai tujuan akan menjadikan individu merasa puas.

Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan motivasi kerja adalah suatu dorongan atau pemberi kekuatan untuk melakukan sesuatu pekerjaan dalam upaya untuk tercapainya keinginan atau pemenuhan kebutuhan.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi kerja

            Motivasi tenaga kerja akan ditentukan oleh motivatornya, motivator yang dimaksud adalah merupakan mesin penggerak motivasi tenaga kerja sehingga menimbulkan pengaruh perilaku individu tenaga kerja yang bersangkutan.

Adapun factor-faktor yang mendorong motivasi (Giselle Hagemen,1993:39) adalah:

1. Adanya rangsangan kebutuhan akan materi
2. Pemenuhan kebutuhan social-psikologi termasuk didalamnya umpan balik, rasa memiliki, keterbukaan, kejujuran, kepercayaan, keadilan, perhatian, tanggung jawab dan partisipasi.
3. Pemenuhan kebutuhan intelektual seperti rasa pemenuhan diri, tugas yang menarik dan bervariasi, tantangan.
4. Kualitas dan fasilitas ruangan untuk bekerja.

Peterson dan Plowman mengatakan bahwa orang termotifasi untuk bekerja karena sebab, antara lain:

1. The desire to live (keinginan untuk hidup)

Keinginan hidup merupakan keinginan utama dari setiap orang, namun manusia bekerja untuk dapat makan, dan melanjutkan kehidupannya

2. The desire for position (keinginan untuk suatu posisi)

Keinginan suatu posisi dengan memiliki suatu merupakan keinginan manusia yang berikutnya dan ini merupakan salah satu sebab mengapa manusia mau bekerja.

3. The desire for power  (keinginan akan kekuasaan)

Keinginan akan kekuasaan adalah keinginan selangkah di atas keinginan untuk memiliki yang mendorong manusia mau bekerja

4. The desire for recogniation ( keinginan bukan pengakuan)

Keinginan akan pengakuan, penghormatan dan status social merupakan jenis terakhir dari kebutuhan yang mendorong manusia mau bekerja.

Penjabaran di atas mengunakan factor-faktor yang menyebabkan orang termotivasi utuk bekerja yang diberikan. Peterson dan Plowman tersebut sebagai factor-faktor yang akan diungkapkan untuk mengetahui tingkat motivasi kerja karyawan kantor pos.

3. Ciri-ciri motif individu

 Adapun ciri-ciri motif individu sebagai berikut:

1. Motif adalah majemuk

Dalam suatu perbuatan tidak hanya mementingkan suatu tujuan tetapi beberapa tujuan yang berlangsung bersama-sama, misalnya: karyawan bekerja giat tidak hanya ingin lekas naik pangkat tetapi juga ingin  diakui dan  dapat di upah tinggi.

2. Motivasi dapat berubah-ubah

Hal ini disebabkan karena keinginan manusia selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan atau kepentingannya. Motif sangat dinamis dan geraknya mengikuti kepentingan-kepentingan individu

3. Motif berbeda-beda bagi individu

Dua orang yang melakukan pekerjaan yang sama tapi ternyata terdapat perbedaan motif

4. Beberapa motif tidak disadari oleh individu

Banyak tingkah laku manusia yang tidak disadari oleh perilakunya, sehingga dorongan yang muncul seringkali karena berhadapan dengan situasi yang kurang menguntungkan lalu ditekan di bawah sadarnya. Dengan demikian seringkali kalau ada dorongan dari dalam yang kuat sekali menjadikan individu yang bersangkutan tidak bisa memahami motifnya sendiri.

4. Teori Motivasi Kerja       

   Teori motivasi kerja menuntut beberapa tokoh adalah sebagai berikut:

Teori Kebutuhan

Manusia memiliki kebutuhan yang dapat digolongkan dalam lima tingkatan atau biasa disebut sebagai teori hierarki dari Maslow yang menyatakan bahwa setiap orang memberi prioritas bagi setiap kebutuhan sampai kebutuhan itu terpenuhi. Adapun tingkat kebutuhan yang paling rendah adalah kebutuhan fisiologis dan yang paling tinggi adalah kebutuhan realisasi diri. Kebutuhan dari Maslow dapat diuraikan sebagai berikut:

a.       Physiological needs, yaitu: tingkatan kebutuhan yang paling rendah yang merupakan kebutuhan yang paling pokok dimiliki manusia, seperti makan, minum, istirahat dan tempat tinggal.

b.      Safety needs, yaitu kebutuhan akan perlindungan dari bahaya atau kehilangan  sesuatu, atau dengan kata lain kebutuhan akan jaminan keamanan dan keselamatan.

c.       Social needs, yaitu kebutuhan yang menjadikan motivasi aktif dari perilaku meliputi kebutuhan afiliasi, memberi dan menerima kasih sayang serta persahabatan

d.      Self esteem needs, yaitu kebutuhan sebagai :

1.      Kebutuhan yang berkaitan dengan diri seseorang kebutuhan akan rasa aman terhadap diri sendiri, kemandirian, pengetahuan dan lain-lain

2.      Kebutuhan yang berkaitan dengan reputasi seseorang, yaitu kebutuhan akan status, penghargaan dan penghormatan dari orang lain.

e.       Self actualization needs yaitu merupakan kebutuhan tertinggi dan diartikan sebagai kebutuhan untuk memenuhi kebutuhan diri sendiri, dan menggunakan kemampun maksimum, keterampilan dan potensinya

Dari sini manusia akan didorong untuk memenuhi kebutuhan paling kuat sesuai waktu, keadaan dan pengalaman yang bersangkutan mengikuti suatu hierarki. Proses di atas menunjukkan bahwa kebutuhan-kebutuhan saling tergantung dan saling menopang. Kebutuhan yang telah terpuaskan akan berhenti menjadi motivasi utama dari perilaku, digantikan kebutuhan-kebutuhan selanjutnya yang mendominasi.  

Teori ERG Alderfer

Alderfer sependapat dengan teori kebutuhan Maslow bahwa setiap orang mempunyai suatu kebutuhan hanya tersusun dalam suatu hierarki, tapi menurut Alderfer hierarki kebutuhan hanya meliputi  tiga perangkat kebutuhan,yaitu:

1.      Existence Needs. Kebutuhan ini berhubungan dengan fisik eksistensi pegawai seperti makan, minum, pakaian, bernafas,. gaji, keamanan kondisi kerja, fringe benefits.

2.      Relatedness Needs. Kebutuhan interpersonal, yaitu kepuasaan dalam berinteraksi dalam lingkungan kerja.

3.      Growth Needs. Kebutuhan untuk mengembangkan dan meningkatkan pribadi. Hal ini berhubungan dengan kemampuan dan kecakapan pegawai

Dari hal tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian teori ERG adalah teori motivasi yang mengatakan bahwa individu mempunyai kebutuhan-kebutuhan akan eksistensi-existance (E), keterkaitan-relatedness (R), dan pertumbuhan (G).

Dari teori di atas dapat disimpulkan bahwa setiap pekerjaan mempunyai motif keinginan dan kebutuhan tertentu dan mengharapkan kepuasan dari hasil kerja dan dapat pula diartikan bahwasanya orang yang memiliki motivasi kerja yang tinggi berarti dalam dirinya terdapat motivasi berprestasi yang tinggi karena keinginan untuk berprestasi dapat mempengaruhi hasil kerja karyawan.

Hubungan

Job-Dis dan Job-Spec adalah salah satu piranti yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Karena di dalamnya termuat sistematika kerja (secara teknis maupun sistemik) yang tersusun sebagai pedoman pencapaian target organisasi. Dan kejelasan dari sistematika kerja tersebut jelas akan berpengaruh terhadap kesadaran akan hakekat dan tujuan organisasi itu sendiri.

Jadi, kejelasan terhadap isi Job-Dis dan Job-Spec bagi aparatur organisasi merupakan  hal yang sangat penting. Karena dengan adanya kejelasan mengenai hal tersebut, para aparatur organisasi dapat mengetahui bagaimana hakekat, bentuk, tujuan, tanggung jawab bahkan program kerja yang ditargetkan akan terlaksana di masa yang akan datang.

Ketidakjelasan terhadap isi Job-Dis dan Job-Spec dalam sistem kerja organisasi akan mempunyai akibat pada ketidakkesadaran aparatur organisasi. Hal ini terjadi karena kemungkinan yang akan terjadi adalah munculnya suatu kebingungan ataupun ketidakjelasan mengenai tanggung jawab dan tujuan kerja yang telah ditetapkan. Dan secara psikologis akan berpengaruh sekali terhadap hasrat kerja aparatur organisasi. Ketidakjelasan akan tanggung jawab akan berakibat ketidaktahuan aparatur organisasi terhadap tugas-tugasnya. Dan ketidakjelasan tujuan akan berakibat pada terabaikannya (molornya) ketepatan waktu pemenuhan target yang sudah direncanakan. Dan hal ini bukan hanya berlaku secara sistemik, tetapi juga berakibat buruk terhadap aspek logistic organisasi (barang produksi ataupun biaya).

Dan jika dihubungkan dengan teori kebutuhan Maslow, jelas hal ini cukup bertentangan, terutama pada aspek kebutuhan Aktualisasi Diri aparatur organisasi. Dan pada puncaknya, jika kebutuhan akan aktualisasi diri tersebut tidak ter-realisasi dengan baik, maka motivasi kerjapun akan berkurang, dan berakibat pula pada berkurangnya produktifitas kerja aparatur organisasi.

Hipotesis

Dissosialisasi Job-Dis dan Job-Spec berpengaruh terhadap motivasi kerja.

Kesimpulan

Job-Dis dan Job-Spec berfungsi sebagai pedoman dalam pelaksanaan kinerja suatu organisasi, yang di dalamnya tercakup hakekat dan tujuan serta target organisasi. Dan untuk mencapai keselarasan kinerja organisasi, maka Job-Dis dan Job-Spec tersebut harus disampaikan (disosialisasikan) dengan media komunikasi. Jika kedua hal tersebut sudah tersampaikan, maka kinerja aparatur organisasipun akan jelas letaknya. Dengan begitu, kebutuhan akan aktualisasi diri dalam wujud pelaksanaan tugas yang maksimal akan ter-realisasi. Dan pada puncaknya, motivasi kerjapun akan meningkat.

Saran

Sosialisasikan Job-Dis dan Job Spec Anda sejelas-jelasnya.