PERANAN OUTSOURCING

PERANAN OUTSOURCING TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENINGKATKAN KEUNGGULAN KOMPETITIF

by. R. Reza Maulana

Perusahaan di masa era informasi adalah masa transformasi yang revolusioner, Kinerja perusahaan tidak hanya dinilai dari sisi financial dan aktiva tetapi membahas segala aspek yang harus menyediakan cost leadership, diffrention, dan focus. Era informasi perusahaan lebih responsif untuk menjawab tantangan pasar, persiapan untuk menghadapi tantangan perusahaan saat ini banyak mulai memutuskan untuk outsourcing untuk memperbaiki kinerja perusahaan terkait dengan proses bisnis yang bukan merupakan core competence atau core business-nya. Diharapkan dengan menyerahkan pengelolaan proses tersebut ke tangan perusahaan lain sebagai mitra bisnis yang memiliki core business di bidang tersebut, terciptalah sebuah proses dengan kinerja optimal

Keyword : Outsourcing, core business

Pendahuluan
Menerapkan metodologi penelitian dengan Review literature dan observasi. dari beberapa literature yang kumpulkan kami dapat menarik garis besarnya sebagai berikut :

Menurut Anthony diromulado dan vijay Gurbaxani (Strategic intent for IT Outsourcing
,Sloan Management Review, Summer 1998, 3,4 Academic Research Library) menyatakan bahwa tiga pokok utama outsourcing IT untuk memperbaiki IS yaitu meningkatkan kinerja bisnis, menghasilkan pendapatan baru dan yang dapat membantu perusahaan untuk menilai outsourcing. Untuk mencapai tujuan strategis perusahaan dengan pertimbangan mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi sumber daya IT dengan memperbaiki IS yang sesuai dengan bidang bisnis, akan tetapi tujuan eksplorasi komersial tentang aplikasi, operasi, infrastruktur dan mengetahui bagaimana memperkenalkan ke pasar berdasarkan produk dan layanan.

Berdasarkan pertimbangan tersebut tercetus tentang insentif klien dan vendor outsourcing untuk sharing resiko dan rewards yang didapat berdasarkan tipe kontrak, hak putusan, pengukuran kinerja. Senior manajer memerlukan pedoman untuk merencanakan transformasi pengelolahan IS berdasarkan proses system standard dengan system core bisnis dengan platform teknologi yang global dan juga memikirkan transfer kepemilikan dan tanggung jawab asset IT dari pelanggan ke vendor outsourcing yang merupakan kritikal untuk sukses.
Dari semua yang dilakukan perlu adanya evaluasi Outsourcing TI dan hubungan structural, sebagai seorang manager IS dan bisnis akan selalu ingat kebutuhan untuk kesuksesan, konsisten, kompentensi, kompatibilitas dan kelanjutan dari asset TI organisasi.
Menurut IT Governance Institute (Governance of Outsourcing ISBN 1-933284-13-7) memberikan aturan bakuan untuk outsourcing yang memiliki tahapan outsourcing life cycle sebagai berikut :

Presignature :

1. Kesesuaian penanda tanganan kontrak dan penanda tanganan proses yang diselesaikan.
2. Persetujuan Service Level Agreement (SLA)
3. Proses Opersional yang dikembangkan
4. Transisi tahapan layanan dan waktu pembayaran
5. Tim operasional, artikulasi yang jelas hubungan dan interface
6. Transisi dan Transformasi rencana penyelesaian
7. Undang-undang sukses, bonus dan penalty
8. Konsensus dalam menentukan tanggung jawab
9. Penilaian kelanjutan kinerja dan gaya supplier outsource

Transition

1. Transisi staf
2. Kunci Pengetahuan dan keahlian yang dipertahankan atau diperoleh
3. Melaksanakan pengelolahan layanan untuk menyelesaikan
4. Layanan yang dideliver ke SLA/OLA baru
5. Kerangka kerja untuk memonitor dampak
6. Program perbaikan berkelanjutan
7. Tinjauan dan perbaikan prosedur

Transformation

1. aturan aktivitas yang digabungkan
2. menyelenggarakan layanan, mengoperasikan dan melaporkan
3. Benchmarking yang dibangun
4. Biaya Proyek diukur berdasarkan implementasi
5. Manfaat yang dikelola
6. Asset sejalan dengan kebutuhan
7. Perubahan Dan Manajemen Lingkungan yang sukses

Quick Wins dan Steady State

1. Kontrak yang kadaluwarsa
2. Benchmarking untuk menunjukan kurang kompetitif
3. Pelanggaran atas kontrak
4. Hubungan pekerjaan yang tidak dapat dilaksanakan

Menurut Hazael Taylor (Outsourced IT Projects from the vendor Perspective : Different Goals, Different Risks, University of Washington, USA) menyatakan bahwa Outsourcing pada proyek multinasional IT menjadi lebih umum dalam mengelola resiko proyek untuk menghindari gagalnya proyek dengan mencatat resiko yang spesisifk dan membedakan dari pesaing maupun vendor outsourcing yang tidak kompenten, ini dapat ditentukan dengan mengenali factor-faktor resiko yang dapat diidentifikasikan atau dikelompokan, yaitu :
Project Management Risks

1. Technology Risks
2. Relationship Risks
3. Vendor Internal Negotiations
4. Vendor Team Morale
5. Client Trust
6. Client Organization Culture

Location Risks

1. Vendor Overseas Head Office
2. Non Local Third Party

Commercial Environment Risks

1. Vendor’s Reputation
2. Vendor’s Competition
3. Legal and Credit Risk
4. Contract Term and Conditions

Factors non identified

Menurut Kaplan dan Norton (1996), kinerja perusahaan yang dinilai menggunakan indicator financial saja tidak lagi dianggap cukup, alasannya ukuran financial hanya menggambarkan situasi masa lalu, dan hanya dapat dilakukan untuk perusahaan yang semua investasinya berjangka panjang.

Sumber : http://www.agrifood.info/perspectives/2000/Shadbolt.html#Kaplan

Sedangkan era teknologi informasi, perusahaan yang dapat bertahan adalah perusahaan yang mampu menciptakan nilai tambah dengan melakukan investasi pada pelanggan, pegawai, proses, teknologi yang digunakan, serta inovasi.

Tahun 2004, IT Governance Institute, bersama dengan Ligthouse Global, mensurvey 200 IT Profesional dari 14 Negara di amerika, asia-pasifik dan eropa, responder termasuk CIOs, Direktur TI, dan Manager TI dari berbagai perusahan dengan pendapatan tahunan lebih dari AS$ 50 juta. Survey menyoroti beberapa tema kunci yang mendriven strategis organisasi untuk mempertimbangkan outsourcing dan bagaimana diterapkan dan diatur.

Era Informasi

Untuk menganalisa, me-review, membandingkan dan membedakan argument dari beberapa pemikiran yang dipaparkan pada pendahuluan perlu juga melihat kondisi Era Informasi sehingga akan mendapatkan holistic view pengaruh Outsourcing. Tingkat persaingan bisnis meningkat dengan meningkatnya kebutuhan teknologi informasi yang dapat meningkatkan nilai bisnis, ini dapat dicerminkan dalam karakteristik stratejik secara umum memiliki beberapa factor yaitu : cost leadership, differentiation, dan focus dari melihat itu semua, saat ini adalah masa transformasi yang revolusioner. Persaingan abad industri telah bergeser kepada persaingan abad informasi. Selama abad industri, dari tahun 1850 sampai sekitar tahun 1975, keberhasilan ditentukan oleh seberapa baik perusahaan memanfaatkan keuntungan yang diperoleh dari skala dan ruang lingkup ekonomis (economies of scale and scope). Keberhasilan yang diperoleh oleh perusahaan yaitu seberapa besar suatu perusahaan dapat menanamkan teknologi baru dan menawarkan produk yang standar secara masal dan efisien.

Selama abad industri, system pengendalian keuangan dikembangkan di dalam sebuah perusahaan, hal ini untuk memfasilitasi dan memantau alokasi modal financial dan fisik secara efisien. Penggunaan modal financial dan fisik oleh berbagai divisi operasi dapat dipantau dalam rangka menciptakan nilai tambah bagi para pemegang saham.

Munculnya abad Informasi, dalam beberapa decade terakhir abad ke-20, telah banyak membuat asumsi dasar tentang persaingan abad industri. Perusahaan tidak dapat lagi menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan hanya dengan menerapkan teknologi baru ke dalam aktiva fisik secara cepat atau hanya dengan menerapkan manajemen aktiva dan kewajiban financial. Dampak revolusioner abad informasi lebih dirasakan oleh perusahan local maupun multinasioanl, khusunya perusahaan lokal dibawah naungan incumbent yang selama puluhan tahun tumbuh dalam lingkungan yang nyaman dan tidak kompetitif. Mereka hanya mempunyai sedikit kebebasan dalam memasuki usaha dalam menetapkan harga produk. Sebagai imbalannya, berbagai peraturan pemerintah melindungi perusahaan dari para pesaing yang lebih efisien dan inovatif, serta menetapkan harga yang memungkinkan pengembalian atas investasi dan biaya yang telah dikeluarkan. Selama dua decade terakhir menunjukkan munculnya berbagai inisiatif deregulasi dan privatisasi penting perusahaan jasa diseluruh dunia. Ketika teknologi informasi menciptakan benih kehancuran perusahaan jasa dan yang dalam abad industri yang sebelumnya banyak mendapatkan perlindungan dari pemerintah.

Untuk mencapai keberhasilan kompetitif, lingkungan abad informasi mensyaratkan adanya kemampuan baru yang harus dimiliki oleh perusahaan. Kemampuan sebuah perusahaan untuk memobilisasi dan mengekspolorasi aktiva menjadi jauh lebih menentukan.

Analisa Artikel

Dari beberapa artikel yang dipaparkan dalam pendahuluan ada beberapa kesamaan pengaruh IT Outsourcing dalam organisasi yatiu :

• Memperbaiki strategis IS organisasi
• Mencegah resiko yang timbul
• Organisasi dapat focus terhadap core businessnya, sehingga dapat meningkatkan keunggulan kompetitif
• Bakuan standard untuk melakukan Outsourcing yang dijabarkan dengan beberapa metodologi
• Selain itu yang membedakan pengaruh IT outsourcing organisasi adalah Budaya Organisasi, Political, sumber daya dan struktur organisasi.

Tahapan Outsourcing

Dari penjabaran diatas, bahwa era informasi yang mendukung keunggulan kompetitif kebutuhan organisasi akan outsourcing menjadi penting, kesamaan dari argumen dari dampak outsourcing pengendalian resiko dan proses seleksi provider atau peng-outsource baik dari sisi internal maupun sisi eksternal yang dipengaruhi oleh empat frame organisasi yaitu structural, human resources, political, dan symbolic untuk tercapainya objektivitas organisasi. Secara umum proses outsourcing dapat dilakukan dengan planning, outsourcing, seleksi strategi, cost analysis, seleksi vendor outsourcing, negosiasi, transisi resource dan hubungan manajemen. Cost analysis dalam kerangka outsourcing merupakan, aktivitas pendataan main cost dari aktivitas yang di outsource kan sebelum dan sesudah, dan evaluasi dampak business value dengan mempertimbangkan :

1. Pengelompokkan biaya yang berpengaruh/signifikan, gunakan hukum pareto (80/20), aktivitas biaya-biaya yang akan dioutsource dicatat dan dimonitor.
2. Sebelum melakukan outsourcing perhitungkan biaya biaya yang telah dikelompokkan, apakah nantinya memiliki keuntungan.
3. Setelah Outsource, hitung ulang seperti langkah b dan analisa dampak setelah outsource.
4. Gunakan cost-benefit analysis untuk mendapatkan hasil dari outsourcing apakah berdampak negatif atau posifit untuk perusahaan.

Adapun tahapan dalam outsourcing life cyle yang menurut IT Governance dalam Outsourcing Governance, Organisasi untuk mengadopsi best practice, Outsourcing life cycle harus mengerti operasional dan strategical sebagai dukungan control tiap tahan life cycle .tujuan lebih luas dengan menerapkan model life cycle, organisasi akan lebih baik mengelola, mengurus, mengalokasikan sumber daya secara efektif lintas area selanjutnya. yang digambarkan pada figure 5 – outsourcing life cycle..

Dengan mempertimbangkan :

1. Memastikan bawah outsourcing adalah sesuai yang mungkin dapat diterima dengan pemahaman bisnis organisasi dan operasi strategi (baik strategic planning maupun tactical planning).
2. Menentukan tipe outsourcing dan hubungannya dengan kebutuhan konsumsi jasa, sedangkan ini adalah terpisah, konsisten dan mempunyai karakteristik yang sederhana, hubungan berdasarkan pasar (market-based).
3. Membangun proses aturan outsourcing dan kerangka sebelum kontrak ditandatangani. Ini menyediakan acuan untuk aturan dan menunjang semua bagian untuk melihat tujuan kontrak, harapan, peranan, tangung jawab inisiatif aturan (responsibilities of the governance initiative).
4. Lakukan penelitian. Organisasi harus melakukan penelitian pada organisasinya sendiri (untuk memahami, mengukur, dan memenuhi persyaratan kebutuhan outsourcing) dan memilih provider/peng-outsource yang potensial dapat melakukannya.
5. Lakukan negosiasi ulang kontrak untuk jangka waktu tertentu untuk memastikan harapan dan rencana apakah telah tercapai, bila perlu mendapatkan alternatif dengan calon provider lain.

Benefit Outsourcing

Outsourcing cleaning Service PT Swasta jakarta, yang menjadi penelitian kami dasar pertimbangannya adalah dengan menyerahan pekerjaan ke pihak lain, yang tentu lebih profesional dalam melakukannya, diharapkan akan diperoleh suatu dukungan yang lebih baik. Sementara, perusahaan peng- outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif. Keputusan suatu perusahaan untuk melakukan outsourcing, dewasa ini, tak selalu dikarenakan ketidakmampuan melakukannya sendiri. Pertimbangan biaya memang selalu dijadikan alasan,termasuk aturan ketenaga kerjaan tetapi nilai strategisnya juga tak kurang menjadi perhatian yang sangat penting.
Dengan penyerahan pekerjaan ke pihak lain, yang tentu lebih profesional dalam melakukannya, diharapkan akan diperoleh suatu dukungan yang lebih baik. Sementara, perusahaan peng- outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif.
Begitu pula, outsourcing TI kini telah menjadi salah satu solusi bagi perusahaan besar, meski tak tertutup kemungkinan dilakukan oleh perusahaan kecil. Karena, secara prinsip, outsourcing merupakan penyerahan suatu pekerjaan kepada pihak ketiga, di luar perusahaan sendiri, dengan persyaratan dan pembayaran tertentu dan, biasanya, untuk jangka waktu tertentu pula.
Tak jarang, outsourcing yang dijalin dengan baik, berubah menjadi suatu bentuk kemitraan strategis jangka panjang yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Namun, dalam mengikat bentuk kerjasama outsourcing itu, perusahaan peng- outsource perlu secara sungguh-sungguh memilih pekerjaan apa saja yang layak dan perlu di outsource , berapa besar biaya yang harus dikeluarkan untuk itu, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dan bagaimana kompetensi pelaksananya. Bagaimana keuntungannya bagi perusahaan, baik dilihat dari segi nilai kompetitif bisnis, pengembangan kompetensi, peningkatan produktivitas SDM dan daya saing perusahaan.
Benefit yang didapat dari Outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsource ini semakin meningkat dari tahun ke tahun.
Alasan utama dari perusahan peng-outsource menurut Outsourcing governance oleh IT Governance Institute tahun 2004 adalah :

1. Kurangnya keahlian teknikal internal
2. Mengurangi Biaya/Cost
3. Kesesuaian bisnis / Business alignment
4. Inflexible first pass contract governace processes

Kesimpulan

Kesuksesan Keunggulan Kompetitif suatu organisasi dengan menerapan IT Outsourcing, berdasarkan pertimbangan penerapan praktek-praktek outsourcing yang baik dapat menggunakan outsourcing life cycle yang dikembangkan oleh IT Governance Institute atau menggunakan PMBOK (Project Management Body of Knowledge) khususnya Procurement Management dan juga gabungan keduanya, semua kegiatan outsourcing dipengaruhi juga oleh triangle constraint (scope, cost dan time), komponen infrastruktur (people, process, technology) dan empat frame organisasi, untuk mencegah potensial resiko, sehingga organisasi dapat focus terhadap core businessnya.

Referensi

1. Anthony Diromualdo, Vijay Gurbaxani, Strategis Intent for IT Outsourcing, Sloan Management Review, Summer 1998, 39,4, Academic Research Library
2. Matthew Weigelt, Outsourcing : Is it the next big thing or not?, Federal Computer Week, Feb 26,2007,21,4, ABI/INFORM Trade & Industry
3. IT Governance Domain Practices and Competencies, Governance of Outsourcing, The IT Governance Institute,2005 ISBN 1-933284-13-7
4. An Exploration Of The Use Of The Balanced Scorecard Approach To Achieve Better Farm Business Planning And Control,Shadbolt N.M. and Rawlings K.M., College of Sciences,Massey University,Palmerston North, New Zealand (http://www.agrifood.info/perspectives/2000/Shadbolt.html#Kaplan)
5. Essential Economics: Economies of Scale and Scope (http://www.tutor2u.net/economics/content/essentials/economies_scale_scope.

KOMENTAR :

Setelah membaca artikel di atas adapun yang bisa saya sampaikan dalam lembar komentar ini. Dan komentar ini berdasarkan sudut pandang saya dengan melihat kondisi lingkungan saat ini.

Lingkungan memiliki sifat yang dinamis, dimana tiap perubahannya selalu membuat para pelaku bisnis untuk selalu mengikutinya dengan tujuan untuk menjadi “The Winner”. Singkatnya, lingkungan sangat mempengaruhi komunitas bisnis yang ada.

Sistem Informasi (SI) mencoba untuk menggabungkan beberapa variabel yang terkait guna mempermudah kinerja bisnis dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dan Teknologi Informasi (TI) merupakan media pendukung dalam menjalankan SI tersebut.

Dalam artikel di atas menjelaskan akan peran sebuah lembaga outsourcing dalam meningkatkan keunggulan ekonomi. Saya menarik sebuah kesimpulan, memang benar bahwa outsourcing sebagai salah satu pemegang peran dalam mencapai keunggulan kompetitif. Walau outsourcing merupakan lembaga yang independent (terlepas dari struktur organisasi pelaku bisnis), namun outsourcing yang ditunjuk oleh mitra kerja perusahaan dapat memberikan nilai tambah berupa keunggulan ekonomi. Hal itu dikarenakan outsourcing memiliki keahlian khusus dibidangnya. Outsourcing lebih mengerti mengenai efisiensi kerja yang dilimpahkan kepadanya. Dan juga memiliki sebuah SI dan TI yang lebih profesional. Keahlian itulah yang dibeli oleh para pelaku bisnis yang diharapakan dapat menciptakan keunggulan kompetitif. Sehingga tidak salah bahwa banyak perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk menciptakan kinerja yang optimal.

Dalam artikel di atas juga menyinggung mengenai transformasi. Menurut saya, transformasi yang dimaksud adalah sebuah proses dari sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input berasal dari lingkungan kemudian melalui proses transformasi akan menjadi sebuah keluaran (output) yang kemudian kembali ke lingkungan. Dalam hal ini saya ambil sebuah contoh, yaitu Bank. Bank sebagai lembaga intermediasi memiliki fungsi menghimpun dana dari masyarakat berupa deposito dan menyalurkan kembali ke masyarakat berupa kredit. Atau dalam istilah perbankan disebut sebagai loan funding. Di dalam loan funding inilah yang merupakan proses transformasi. Jadi proses sebuah kinerja terdapat dalam transformasi.